Das Prüfen und Archivieren von Eingangsrechnungen ist ein wichtiger Prozess eines jeden Unternehmens. Die kaufmännische Sorgfaltspflicht unterstützt UniERM mit einer vollständig individualisierbaren Rechnungsprüfung.

UniERMs Bestandsführungs- und Einkaufsprozesse unterstützen Sie dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen. Sie können Fehler beheben, ehe Sie Belege in UniERM aufnehmen.

Ebenso wie UniERM Rechnungen verhindert, zu denen noch keine Ware versendet wurde (siehe Exkurs), können Sie Eingangsrechnungen von UniERM verhindern lassen, zu denen noch keine Ware vereinnahmt wurde (siehe Neuen Vorgangstyp anlegen). In der Standardkonfiguration erfolgt keine Erfassung von Eingangsrechnungen als eigener Vorgang, da nicht jeder Kunde diese Funktion benötigt. Sie ist in wenigen Minuten in UniERM konfigurierbar.

Sie haben grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

• Keine Anpassung
  Sie können zum Beispiel Eingangsrechnungen als Scans oder PDF-Datei an Ihre Einkäufe (Wareneingänge) anhängen. Die Kontrolle führen Sie manuell durch und geben ggf. einen Kommentar in der Beschreibung des Dateianhanges ab.
• Standardkonfiguration ergänzen
  Sie können zum Beispiel Eingangsrechnungen als Scans oder PDF-Datei an Ihre Einkäufe (Wareneingänge) anhängen und mit weiteren Status Rechnungseingänge und Kontrollschritte dokumentieren.
• Neuen Vorgangstyp anlegen
  Für Rechnungen ohne Bestellbezug benötigen Sie zwingend einen neuen Vorgangstyp.

Mit der Standardkonfiguration können Sie die Rechnungsprüfung wie folgt durchführen (idealisiert und vereinfacht):

1. Eingangsrechnung mit Bestellbezug liegt vor
2. In UniERM zugehörige Bestellung suchen
3. Prüfen, ob Einkauf (Wareneingang) erfasst
4. Einkauf öffnen, die Positionen mit Menge und Preis mit der Eingangsrechnung abgleichen
5. Eingangsrechnung als Datei dem Einkaufsvorgang anhängen, ggf. als Beschreibung des Dateianhanges das Prüfungsergebnis notieren

Diesen Ablauf können Sie erweitern und automatisieren, indem Sie die Konfiguration von UniERM anpassen.

Sie können UniERMs Standardkonfiguration ergänzen, um Ihre Eingangsrechnungsprüfung in UniERM ausführlicher zu dokumentieren:

• Mit weiteren Status können Sie die verschiedenen Kontrollschritte dokumentieren.
  Beispiele: Rechnungseingang, Rechnung geprüft, Rechnungskorrekur angefordert, ...
  Sie können ebenfalls beim Statuswechsel (z.B. bei Rechnungskorrektur) Kommentare hinterlegen, mit Angaben zur Korrektur.
• Sie können an Statuswechsel Bedingungen und Ereignisse knüpfen. Über Ereignisse können weitere Prozesse (Vorgänge) automatisch angestoßen oder E-Mails verschickt werden.
• Sie können neue Status am Einkauf (oder der Bestellung) hinzufügen, die automatisch weitere Vorgangstypen anlegen. Zum Beispiel für den Einkauf oder die Eingangsrechnung.

Das Anlegen eines neuen Vorgangstyps Eingangsrechnung ist spätestens dann notwendig, wenn Sie Eingangsrechnungen ohne einen Bestellbezug erhalten und dokumentieren möchten. Ein neuer Vorgangstyp kann durch dessen Konfiguration die Dokumentation vereinfachen und Fehler teilweise ausschließen. Lesen Sie den Exkurs (Einkäufe prüfen), um eine Vorstellung von den Vorteilen eines eigenen Vorgangstyps zu erhalten.

Ein möglicher Ablauf:

1. Eingangsrechnung liegt vor
2. a) Bei Bestellbezug die zugehörige Bestellung öffnen und den Vorgang mit Stammbaum in eine Eingangsrechnung kopieren
   b) Ohne Bestellbezug: Neuen Vorgang Eingangsrechnung erstellen und Positionen hinzufügen
3. Rechnungspositionen prüfen
4. Eingangsrechnung als Scan oder PDF-Datei dem Vorgang anfügen

Die Rechnungsprüfung kann beliebig komplex sein, abhängig von Ihrer Konfiguration:

• Erstellen Sie einen Vorgangstyp Eingangsrechnung, der von Ihrem Wareneingansvorgang (Standard: Einkauf) abhängig (abhängiger Vorgangstyp) ist, sodass nur mengenbelastende Artikel, zu denen es einen Einkauf gibt, auf einer Eingangsrechnung aufgeführt werden können.
• Sie können neue Status am Einkauf (oder der Bestellung) hinzufügen, die automatisch weitere Vorgangstypen anlegen. Zum Beispiel den Einkauf oder die Eingangsrechnung.
• Erstellen Sie für den Vorgangstyp Eingangsrechnung die Status, die Sie benötigen. Mit verschiedenen Status können Sie u.a. die verschiedene Prüfungsschritte abbilden.

UniERM ist sehr flexibel und mit etwas Programmieraufwand sind mächtige Erweiterungen möglich, die sich ohne Anpassung des UniERM-Kerns rasch entwickeln und einfach bereitstellen lassen - unabhängig davon, ob Sie selbst die Entwicklung durchführen (lassen) oder uns damit beauftragen.

• Sie können an Statuswechsel Bedingungen und Ereignisse knüpfen.
  Beispielsweise könnte UniERM automatisch die Rechnung mit einer oder mehreren Bestellungen und Einkäufen abgleichen. Das stellt sicher, dass die Ware bestellt und ebenfalls vereinnahmt wurde. UniERM könnte prüfen, ob Positionen ohne bestandsändernde Auswirkung (keine mengenbelastende Artikel, z.B. Transportkosten) üblichen Konditionen entsprechen und Sie bei Unregelmäßigkeiten warnen. Es könnten komplexe Regelwerke, Schwellwerte, auch adressenabhängig (lieferantenabhängig), hinterlegt werden. Über Ereinisse können weitere Prozesse (Vorgänge) automatisch angestoßen und Mitarbeiter zum Beispiel per E-Mail über Probleme und Auffälligkeiten infomiert werden.
• Eingangsrechnungen könnten Sie automatisch per EDI oder sonstige Schnittstellen in UniERM importieren.
  Mit UniERMs Bedingungen und Ereignissen könnten Sie automatisch Eingangsrechnungen buchen sowie nach Mustern und Regeln bestimmte Eingangsrechnungen von Mitarbeitern manuell überprüfen lassen. Die einzelnen Bearbeitungsschritte könnten Sie auch mit einer externen Buchhaltungssoftware synchronisieren.

Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

Abweichungen zwischen Rechnungen und Lieferungen an Kunden unterbindet UniERM* mit der Standardkonfiguration. Genauso effektiv können Sie Ihre Vorgänge in UniERM für Ihre Bestellungen und Eingangsrechnungen sowie Wareneingänge gestalten.

Beim Wareneingang (Vorgangstyp Einkauf im Standard-UniERM) können nur zuvor bestellte mengenbelastende (d.h. lagerfähige) Artikel gebucht werden. Dadurch wird die Zusendung falscher und nicht bestellter Ware unmittelbar ersichtlich.
Verwenden Sie das LVS-Modul nutzen Sie stattdessen den Vorgangstyp Wareneingang. Dort ist es möglich ebenfalls nicht bestellte Ware unmittelbar zu erfassen, um hohe Durchsatzzeiten im Wareneingang durch das Lagerpersonal zu erhalten. Die Prüfung und Rücksendung ist beim LVS-Modul durch andere Mitarbeiter an einem anderen Arbeitsplatz vorgesehen.
Wichtige Informationen wie die Lieferscheinnummer und des Lieferanten ermöglichen die automatische und manuelle Prüfung. UniERM unterstützt Sie, indem bei Ihren Bestellungen automatisch gelieferte Waren als erfüllte Position angezeigt werden. So können Sie schnell nach Bestellungen filtern, die noch nicht abgeschlossen sind, d.h. offene Positionen (nicht gelieferte Waren) aufweisen.

^{* Ausnahme bilden nicht-lagerfähige (mengenbelastende) Artikel wie zum Beispiel Dienstleistungen.}