10.09.2010 14:14

Projektbericht

Einführung UniERM im Hause Glomatec Systems GmbH


Das Unternehmen GLOMATEC Systems GmbH ist ein Full Service Provider im Bereich Pre-Sales und After-Sales Logistics. GLOMATEC erbringt als externer Spezialdienstleister für Unternehmen in der IT-Industrie und in der Consumer Electronics Industrie die kompletten Reparatur- und Logistikleistungen rund um Gewährleistungs- und Reparaturfälle. Dies beinhaltet das RMA-Management, die Reparatur und die Aufarbeitung von technisch anspruchsvollen Kompenenten, Geräten und Systemen. Darüber hinaus organisiert GLOMATEC aber auch die Gerätepool-Verwaltung von Austauschgeräten und Hotline und Helpdesk für B2B- und B2C-Kunden.

Firmensitz

Projektbeschreibung:

GLOMATEC Systems nutzte in der Vergangenheit eine branchentypische ERP-Software, die von einem externem Provider in einem Rechenzentrum gehostet wurde. Die hohen Kosten für die Softwarenutzung, sowie die starre Struktur des externen Systems förderten den Wunsch nach einer neuen und flexibleren ERP-Lösung.

Der Kontakt zu UniERM kam zustande, weil GLOMATEC, extrem hohe Anforderungen stellte an eine schnelle und kostenorientierte Anpassbarkeit des ERP-Systems an aktuelle und mögliche neue Abläufe. Reverse Logistics Prozesse gehen weit über das typische Spektrum klassischer Warenwirtschaftsanwendung hinaus. Nicht zuletzt dadurch, dass parallel zum Reparaturprozess notwendigerweise ein Management von Ersatz- und Austauschgeräten zu integrieren ist. Vor allem aber auch, weil diese Prozesse herstellerseitig und bezogen auf die Gerätegruppen unterschiedlich zu dokumentieren und abzurechnen sind.

Die an die Anwendung gestellten komplexen Anforderungen, Abläufe und Preisfindungs- mechanismen, sowie der kurze Zeitrahmen für die Einführung des neuen Systems stellten uns vor große Herausforderungen. Aber schließlich hatten wir ja vollmundig behauptet: es gebe keinen Ablauf, den UniERM nicht abbilden könnte...

RMA Vorgänge

Der "BringIn" Ablauf
Der "Swap" Ablauf
Der "DoubleSwap" Ablauf
Versandbereich
Reparaturabteilung

Projektablauf:

Januar 2010:

  • Erste Aufnahme der Anforderungen und Abläufe in Projektsitzungen

  • Erste Bewertung über die Machbarkeit in UniERM

  • Ausarbeitung der möglichen Umsetzung in UniERM

  • Definition von Meilensteinen, Kosten- und Zeitrahmen


Februar 2010:

  • Beginn der Umsetzungsphase: Erstellung von individuellen Webparts, Abbildung der Abläufe, Erstellung von Reports.

    • RMA Vorgänge z.B. Bringin, Singleswap, Doubleswap, InHouse, OnSite, Demopools

    • Technikerschnittstellen, IRIS Codes, Ersatzteilvorgabe, Kontrollinstanz vor Abrechnung, mehrsprachige Textbaustein für z.B. Fehlerbeschreibung

    • Komplexe Preisfindung über Abrechnungsgruppen gegenüber Herstellern und Endkunden, Garantieberechnung, Ersatzteilabrechnungen, Kundenfestpreise, Sammelrechnungen, Kostenvoranschlagswesen, Summenabrechnungen über Vorgangstypen gegenüber Herstellern

    • Statusreports und Exports: Gerätepoolstatus, Auftragshistorie, Gerätehistorie, Reparaturvorgangsübersicht, mehrsprachige Belege, Garantieüberprüfung

    • Anbindung an Logistikdienstleister (z.B. GLS, UPS/SCS, VA-Logistik, LogIT, TEEC ), Trackingnummern Erfassung/Verfolgung, Abholungsaufträge


April/Mai 2010:

  • Installation und Einrichtung eines Serverhostsystems mit Clusteroption zur Bereitstellung einer virtuellen Windows 2008 Serverinstanz für den Betrieb von UniERM

  • Interne Tests und Ablaufprüfungen in einer UniERM Demostellung

  • Erste Testläufe im „kleinen“ Fachbereich der Faxgeräte


Juni/Juli 2010:

  • Paralleler Betrieb der alten ERP und UniERM

  • Kontrolle aller betrieblichen „must have“ Funktionalitäten

  • Kontrolle aller Abrechnungsvorgänge


August/September 2010:

  • Abschaltung des alten Systems und vollständige Inbetriebnahme von UniERM

  • Bughunting


Ab Oktober 2010:

  • Implementierung von Wunschfeatures z.B. Fibu Anbindung, Webserviceschnittstellen zu Großkunden, Auswertungen für das Management usw.

Unser Fazit:

GLOMATEC Systems arbeitet inzwischen vollständig mit UniERM. Wir haben eine sehr individuelle und anspruchsvolle Implementierung von UniERM ganz ohne kritische Umstellungsprobleme gemeistert. Vielen herzlichen Dank deshalb auch in Richtung GLOMATEC. Die Integration gelang auch deshalb so reibungslos, weil die Zusammenarbeit mit den engagierten und technisch sehr versierten Mitarbeitern von GLOMATEC ganz hervorragend war.

UniERM kann doch alle möglichen Abläufe abbilden...

Kundenstatement:

Professionelles RMA-Management ist weit mehr als nur die Reparatur und Rücksendung von Geräten. Schon bei der Entgegennahme von Geräten verschiedener Hersteller prüfen und initialisieren wir artikelnummerngenau den Umfang von Garantieleistungen und stoßen komplexe Prozesse im Management von Tausch und Ersatzgeräten an. Mit UniERM sind wir nun auch für alle zukünftigen Eventualitäten gerüstet. Denn so, wie wir das System jetzt aufgebaut haben, können wir es schnell und unkompliziert anpassen, wenn Prozessabläufe auch mal verändert werden müssen.

Das muss auch so sein. Denn excellenter Service ist ein wesentlicher Faktor für die Zufriedenheit der Verbraucher. Wir stellen für anspruchsvolle Kunden in IT und Consumer Electronics sicher, dass Garantiefälle reibungslos bearbeitet werden.  Wir können durch Schnittstellen zu proprietären IT-Systemen auf Kundenseite  ebenfalls garantieren, dass wir immer in bestmöglich synchronisierter Abstimmung und Transparenz mit den Herstellern arbeiten.

Dipl.-Ing. Georg Isenbürger, Geschäftsführer der Glomatec Systems GmbH


Wir bedanken uns bei der Fa. Glomatec Systems GmbH für die gute Zusammenarbeit und die Zustimmung zur Veröffentlichung des Projekts als Referenz.

Links:
www.glomatec.com