Damit ein Benutzer nach seinem ersten Login Webparts sieht und direkt ohne Konfiguration seine Arbeit aufnehmen kann, benötigt er ein Layout. Das kann von anderen Benutzern übernommen werden. Im nachfolgenden Abschnitt finden Sie alle wichtigen Informationen zu Benutzerrechten und Layouts.

Folgendes Vorgehen wird empfohlen, sofern Sie UniERM wie unter Neues Layout erstellen eingerichtet haben:

1. Rechte dem Benutzer durch eine Gruppenmitgliedschaft (s.o. Benutzer einer Gruppe zuweisen) zuweisen (oder direkt). Der Nutzer muss Rechte an allen Webparts haben, die im Layout angezeigt werden sollen.
2. Layout von einem anderen Benutzer kopieren.
3. Der Benutzer kann sich anmelden und abhängig von Rechten ggf. sein Layout individualiseren.

Unter Layout wird im Zusammenhang mit UniERM die Anzahl und Bezeichnung von Subtabs verstanden sowie die Anordnung von Webparts auf den jeweiligen Subtabs.

Jeder Benutzer kann sein eigenes Layout haben und bearbeiten. Wenn ein neues Webpart UniERM hinzugefügt wird, müssen jedem Benutzer, der das Webpart benutzen soll, entsprechende Rechte (am besten über eine Gruppenzugehörigkeit) am Webpart zugewiesen werden. Verfügt der UniERM-Benutzer über entsprechende Rechte, kann dieser das Webpart selbstständig einem Subtab seiner Wahl hinzufügen und konfigurieren (siehe Layouts bearbeiten).  Das setzt beim Anwender entsprechende Kenntnisse voraus. Eine Aufforderung an den jeweiligen Anwender, das Webpart hinzuzufügen, kann umgangen werden, indem ein fertiges Layout mit dem neuen Webpart kopiert wird (siehe Layouts kopieren). Bei diesem Vorgehen ist es sinnvoll, dem Anwender keine Rechte zu geben, die es erlauben, dass er sein Layout selbst anpassen kann. Durch das Kopieren verliert er sein individualisiertes Layout und entsprechend verärgert könnte der Anwender reagieren.

Mit UniERM wird lediglich eine Administratorengruppe und der Administratorbenutzer mit einem fertigen Layout und allen Rechten ausgeliefert. Es ist dringend zu empfehlen, weitere Benutzer als Layoutvorlage anzulegen sowie Gruppen für die verschiedenen Berechtigungen.

Es empfiehlt sich das nachfolgende Vorgehen, das lediglich einmal bei der Einrichtung von UniERM erfolgen muss:

1. Legen Sie Adressengruppen an. (z.B. Mitarbeiter, Einkauf, Verkauf, ...)
2. Vergeben Sie Rechte an den jeweiligen Gruppen. Das können Sie für mehrere Webparts gleichzeitig oder einzelnd machen. Achten Sie darauf, die jeweils gewünschte Gruppe auszuwählen.
3. Erstellen Sie für jedes Layout, das Sie benötigen eine neue Adresse wie oben beschrieben. Weisen Sie ihr entweder einer Gruppe zu, die Rechte an allen Webparts hat, die Sie in Ihrem Layout berücksichtigen möchten, oder geben Sie ihr manuell die Rechte an jedem Webpart. Einzelnd oder für mehrere gleichzeitig.
4. Melden Sie sich mit jedem Layoutbenutzer an und gestalten Sie die Subtabs und Webpartanordnung wie gewünscht.

Jeder Benutzer verfügt über ein individuelles Layout. Wenn Sie unseren Empfehlungen folgen, pflegen Sie UniERM-Benutzer, die ausschließlich zur Definition von Layouts dienen und keinesfalls für operative Tätigkeiten verwendet werden sollen.

Um ein Layout anzupassen, müssen Sie sich lediglich mit dem jeweiligen Layoutbenutzer bei UniERM anmelden. Der Benutzer muss Rechte über die anzuordnenden Webparts verfügen, insbesondere das Recht zum Schließen und Minimieren. Informationen zum Hinzufügen und Anordnen von Webparts (und Subtabs) finden Sie in der Dokumentation Arbeiten mit Webparts.

Über das Optionswebpart Webpart-Berechtigungen können Sie dem Benutzer Rechte für alle Webparts verteilen. Erst wenn der Benutzer das Recht zum Lesen eines Webparts hat, kann er es auch sehen.

Alternativ kann über das Optionswebpart Webpart Benutzer(-gruppen)-Berechtigungen für mehrere Webparts gleichzeitig Rechte vergeben.

Tipp: Es empfiehlt sich für eine einfachere Verwaltung ausschließlich Gruppen Rechte zuzuweisen. UniERM verfügt ausschließlich über einräumende Rechte. Rechte, die ein Benutzer durch eine Gruppenmitgliedschaft hat, können nicht überschrieben (bzw. negiert) werden.